BAB V

BAB V

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

1.        TEKNIK WAWANCARA

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

A.      Mempersiapkan Wawancara

1.      Aturlah pertemuan dengan orang-orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2.      Utarakan maksud dari wawancara.

3.      Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai.

4.      Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bla wawancaraakan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang di wawancarai juga berbeda.

5.      Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan (checklist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

B.       Melakukan wawancara

1.      Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.

2.      Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

3.      Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.

4.      Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan .

5.      Mintalah pendapat –pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.

6.      Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.

7.      Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selasai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

2.        TEKNIK OBSERVASI

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

A.      Petunjuk Melakukan Observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :

a.       Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi :

-          Apa yang akan diobservasi;

-          Dimana letak lokasi observasi;

-          Kapan observasi akan dilakukan;

-          Siapa yang melaksanakan observasi ini;

-          Siapa yang akan diobservasi;

-          Bagaiman melaksanakan observasi ini;

b.      Minta ijin terlebih dahulu dari manager atau pegawai-pegawai yang terlibat

c.       Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

d.      Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

e.       Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

3.        TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

A.      Tipe Dari Daftar Pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan , yaitu format bebas (free format) dan format pasti (fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1.      Daftar Pertanyaan Format Bebas : Berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

2.      Format Pasti : Berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang  jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

1.      Check-off question : Macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off)  jawaban-jawabanyang sesuai.

2.      Yes/No question : Macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “Ya” atau “Tidak”.

3.      Opinion/Choice question : Macamdari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

B.       Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1.      Rencanakan terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang  ingin dikumpulkan.

2.      Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3.      Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.

4.      Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu.

5.      Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

BAB I

BAB I

Konsep Dasar Sistem

I.     Konsep Dasar Sistem

1.      Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang  lain untuk menghasilkan tujuan.

Sedangkan pengertian sistem menurut para ahli adalah sebagai berikut:

1.Menurut LUDWIG VON BARTALANFY

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2. Menurut ANATOL RAPOROT

 Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
3. Menurut L. ACKOF

 Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yangterdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

2.      Karakteristik Sistem

Merupakan sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem

1.      Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2.      Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3.      Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

4.      Penghubung Sistem

Penghubung system merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.

5.      Masukan Sistem

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran .

6.      Keluaran Sistem

Keluaran Sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7.      Pengolah Sistem

Suatu Sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8.      Tujuan sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi system tidak ada gunanya.

3.        Klasifikasi  Sistem

Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

·         Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah system yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi, yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.

Sedangkan Sistem Fisik merupakan system yang ada secara fisik. Contohnya: Sistem Komputer, Sistem Keuangan.

·         Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sisem Alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Contohnya : Sistem peredaran bumi.

Sedangkan Sistem Buatan manusia adalah system yang dirancang manusia. Contohnya : Sistem Robotika.

·         Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem Deterministik adalah system yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Contohnya : Sistem Komputer

Sedangkan Sistem Probabilistik adalah system yang tidak bisa diprediksi secara pasti. Contohnya: Sistem manusia.

·         Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem Tertutup adalah system yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Contohnya : Tabung Reaksi.

Sedangkan Sistem Terbuka adalah system yang berhubungan dan terpengaruh oeh lingkungan luar. Contohnya : Sistem Organisasi.

II. Konsep Dasar Informasi

1.      Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.

Pengertian informasi menurut beberapa para ahli adalah sebagai berikut :

1.      Abdul Kadir , mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. 

2.      Azhar Susanto, dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, menyatakan bahwa informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat.

3.      Burch dan Strater menyatakan bahwa informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.

4.      George R. Terry, berpendapat bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

5.    Raymond Mc.Leod, menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat  ini atau mendatang.

2.      Siklus Informasi

3.      Mutu Informasi

1.      Kualitas Informasi, tergantung dari 3 ( tiga) hal :

·         Informasi harus akurat

Artinya, informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.

·         Informasi harus tepat waktu

Artinya, informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan.

·         Informasi harus relevan

Artinya, informasi memiliki manfaat bagi penerimanya.

2.      Nilai Informasi, ditentukan oleh 2 (dua) hal :

·         Manfat dari informasi tersebut

·         Biaya untuk mendapatkan informasi

III. Konsep Dasar Sistem Informasi

a.      Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Definisi Sistem Informasi menurut beberapa para ahli adalah sebagai berikut :

1.      Menurut Mc Leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi

2.      Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

3.      Menurut Erwan Arbie, Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan.

4.      Menurut Tafri D. Muhyuzir, Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.

5.      Menurut O’Brien,  sistem  informasi   adalah   suatu   kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

6.      Menurut Leitch Rosses, sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan 

7.      Menurut Gordon B. Davis, Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.”

b.      Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen

1.      Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan

2.      Dapat mendukung kegiatan manajemen

Yang termasuk kedalam kegiatan manajemen adalah :

1.      Perencanaan Strategis

a.       Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : harus mampu bereaksi terhadap kesempatan – kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan-tekanan dari luar.

b.      Penetapan tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas didalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang

c.       Penentuan strategis

Menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannnya.

2.      Pengendalian manajemen

Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

3.      Pengendalian Operasi

Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.