BAB III

BAB III

Kebijakan dan Perencanaan Sistem 

  1.  KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

A.    Definisi  Kebijakan Sistem

 Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.  Kebijakan sistem adalah kebijakan yang diberikan top manager kepada midle manager untuk melakukan pengembangan sistem.

    Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

B.     Faktor Kebijakan Sistem

1. Dana

2. Waktu

3. Sumber Daya Manusia 

C.    Definisi Perencanaan Sistem

  Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem, yang merupakan seluruh  kegiatan yang dilaksanakan oleh midle manager untuk merencanakan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.

     Hal – hal dalam perencanaan sistem antara lain perencanaan sistem yang terdiri dari short range dan  long range, mengestimasi kebutuhan fisik, ditangani oleh planning staff, sebagai pengembangan sistem, dikepalai oleh System Development Manager, departemen pengolahan data dikepalai oleh manager pengolahan data.

 
2. PROSES PERENCANAAN SISTEM
Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama, yaitu :

1.    Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

a.       Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perussahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan dicapai.

b.      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk  :

·         Pengendalian penjualan dan pemasaran

·         Pengendalian distribusi

·         Pengendalian produksi

·         Pengendalian keuangan

·         Pengendalian persediaan

c.       Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oeh masing-masing proyek sistem

Contoh : Sistem informasi penjualan, memiliki sasaran :

·         Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik

·         Meningkatkan volume penjualan

·         Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-          Masalah dana

-          Masalah waktu

-          Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.       Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus di prioritaskan

f.       Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-          Latar belakang organisasi

-          Proyek sistem informasi yang direncanakan

-          Sasaran pengembangan sistem informasi

-          Kendala didalam pengembangan sistem informasi

-          Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g.      Memeinta persetujuan manajemen

2.        Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :

a.       Menunjuk team analis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.        Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

a.       Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan : Suatu studi yang akan digunakan untuk  menentukan  apakah pengembangan proyek sisem layak diteruskan atau tidak

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

a.       Kelayakan teknik

-          Ketersediaan teknologi yang digunakan

-          Ketersediaan staff ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b.      Kelayakan operasi

-          Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

-          Kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

b.    Kelayakan jadwal

Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

c.       Kelayakan ekonomi

-          Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

-          Manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya

d.      Kelayakan hukum

Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku

c.       Membuat usulan proyek sistem

d.      Meminta persetujuan manajemen